شخصی که به وظایف خود آشنا نیست همیشه در خطر نفوذ دیگران است . از بیم آنکه مبادا دستورات صادره را دقیق انجام ندهد گوش به عناصر دیگری دارد که او را تحت تاثیر قرار می دهند اینان همان عناصری هستند که به دنبال تفسیر دستورات صادره از مدیریت کمین کرده اند و در این میان اغلب از انجام امور محوله خود شانه خالی نموده و آنها را به عهده کسی می گذارند که به درد عدم آشنایی با وظیفه است.
از جمله اقدامات مثبت که هر سازمان دارای مشکلات اداری می تواند انجام دهد تدوین شرح وظایف کارکنان خود می باشد. طراحی یک سیستم اداری بدون تعیین وظایف هر یک از مشاغل تعریف شده غیر ممکن است . ضمن آنکه توقع اجرای دستورات و مقررات خارج از وظیفه نیز با حقوق کارکنان در تعارض قرار خواهند گرفت و این تعارض ناگزیر نیروهای سیستم اداری را خواهد فرسود. تعیین و ابلاغ شرح وظایف هر یک از کارکنان علاوه بر حفظ حقوق آنها در رابطه با اموری که توانایی اجرای آن را دارند بی گمان موجب حفظ حقوق ارباب رجوع نیز می شود. در این صورت ارباب رجوع هرگز از افراد غیر مسئول اظهار نظرهای بی ارتباط با امورشان را نخواهد شنفت و از طرف دیگر افراد مسئول و موظف را به پاسخ مسئولانه فرا خواهند خواند.
