ندانستن شرح وظایف ؛ آفت بزرگی است.
شخصی که به وظایف خود آشنا نیست همیشه در خطر نفوذ دیگران است . از بیم آنکه مبادا دستورات صادره را دقیق انجام ندهد گوش به عناصر دیگری دارد که او را تحت تاثیر قرار می دهند اینان همان عناصری هستند که به دنبال تفسیر دستورات صادره از مدیریت کمین کرده اند و در این میان اغلب از انجام امور محوله خود شانه خالی نموده و آنها را به عهده کسی می گذارند که به درد عدم آشنایی با وظیفه است.
از جمله اقدامات مثبت که هر سازمان دارای مشکلات اداری می تواند انجام دهد تدوین شرح وظایف کارکنان خود می باشد. طراحی یک سیستم اداری بدون تعیین وظایف هر یک از مشاغل تعریف شده غیر ممکن است . ضمن آنکه توقع اجرای دستورات و مقررات خارج از وظیفه نیز با حقوق کارکنان در تعارض قرار خواهند گرفت و این تعارض ناگزیر نیروهای سیستم اداری را خواهد فرسود. تعیین و ابلاغ شرح وظایف هر یک از کارکنان علاوه بر حفظ حقوق آنها در رابطه با اموری که توانایی اجرای آن را دارند بی گمان موجب حفظ حقوق ارباب رجوع نیز می شود. در این صورت ارباب رجوع هرگز از افراد غیر مسئول اظهار نظرهای بی ارتباط با امورشان را نخواهد شنفت و از طرف دیگر افراد مسئول و موظف را به پاسخ مسئولانه فرا خواهند خواند.
ماده ۸ قانون تخلفات اداری که به ذکر انواع تخلفات پرداخته در چند مورد اشاراتی دارد که در فضای عدم تعیین شرح وظایف یا عدم تقسیم کار و وظایف حاکم بر اوضاع خواهد بود. از جمله : نقض قوانین و مقررات مربوط ، ایجاد نارضایتی در ارباب رجوع یا انجام ندادن یا تاخیر در انجام امور قانونی آنها بدون دلیل ، تبعیض یا اعمال غرض یا روابط غیر اداری در اجرای قوانین و مقررات نسبت به اشخاص ، ترک خدمت در ساعت موظف اداری ، تسامح در حفظ اموال و اسناد وجوه دولتی ، سرپیچی از اجرای دستورهای مقامهای بالاتر در حدود وظایف اداری ، کم کاری یا سهل انگاری در انجام وظایف محول شده ، سوء استفاده از مقام و موقعیت اداری ، توقیف ، اختفا، بازرسی یا باز کردن پاکتها و محصولات پستی یا معدوم کردن آنها و استراق سمع بدون مجوز قانونی .
بدون شک عدم آشنایی یک کارمند به وظایف قانونی خود ممکن است او را به کام تخلفات اداری بکشاند و موجب شود خواسته یا نا خواسته از راه درست روی برتافته و به بیراهه رود. در این نوشته اختصاراً به ذکر چند مورد از عوارض سوء عدم آشنایی با وظیفه مقرر در سیستم اداری می پردازیم . این نوشته در واقع فهرست کوتاهی است در چند بند پیرامون عواقب عدم آشنایی با شرح وظایف :
فردی که به وظایف خود آشنایی ندارد به اموری می پردازد که ممکن است شایستگی و صلاحیت پرداختن به آنها را نداشته باشد لذا او در غیر موارد مربوط به خود تصمیم گیری می نماید . تصمیم گیری هایی که لاجرم می بایست در موقع و موضوع خود گفته شوند . اما بعلت عدم آشنایی با وظیفه مرز تعیین شده توسط مدیران تداخل یافته و آنچه که باید در جای خود قرار گیرد در جای دیگری قرار می گیرد و در نتیجه آثاری که بر جا می ماند خارج از حد عدالت هستند. عدالت را قرار گرفتن هر چیزی در جای خود تعریف کرده اند . این اختلاط و در هم آمیختگی مرزها موجب می شود که افراد در امور یکدیگر نیز دخالت ناصواب نمایند . از طرف دیگر به امور خاص خود بی مبالات و سهل انگاری بنگرند که خود تخلفی است اداری. در واقع اصول را رها کرده و به فروع بچسبند. بنابراین اموری که می بایست به درستی انجام گیرند ممکن است اصلاً انجام نشوند.
فردی که وظایف خود را نمی داند نمی تواند جایگاه خود را در سیستم بیابد لذا بر عدم پیوستگی او با سیستم هر دم افزوده می شود و مدام توازن و هماهنگی خود را با سیستم از کف می دهد. او بجای اینکه درون سیستم حرکت طولی نماید به حرکات عرضی کشیده می شود و به تناسب آن بجای ترقی به تنزل می گراید. مدام از سیستم دور می ماند ، تغییرات درون سیستم برای او غیر قابل تحمل و غیر قابل درک هستند مانند شخصی است که سوار بر اتوبوس مجبور است سر پا خود را آویزان نگه دارد. جایی برای نشستن نمی بیند. این عدم هماهنگی با سیستم موجب فرسایش روحی و فکری و زوال شخصیت اداری فرد می گردد. بجای آنکه با سیستم به پیش رود احساس می کند که او را به سیستم بسته اند و کشان کشان می برند.
شخصی که وظایف خود را نمی داند در مقابل تغییرات جزئی سیستم آسیب پذیر است زیرا از عدم ثبات کاری برخوردار است مانند همان مسافر اتوبوسی است که درون اتوبوس ایستاده و با کمترین حرکت در خطر افتادن قرار می گیرد زیرا از هر جانب به او تکانی وارد می شود و او همیشه در تنش است . او چون به وظایف دیگران نیز می پردازد مجبور است تغییراتی را که دیگران وسیله انطباق با آن را دارند یا با آن تغییرات آشناتر هستند تحمل نماید. او همچنین مجبور است فشار تغییرات را بطور مضاعف پذیرا شود زیرا آجرهایی که بر دوش او قرار گرفته اند بطور منظم ومرتب در جای خود چیده نشده اند اینگونه فشار ها در شخص با ایجاد مقاومت نابجا می نماید یا او را از پای در می آورد و در هر دو صورت هم از سیستم زیان می بیند و هم به سیستم زیان می رساند.
شخصی که با شرح وظایف خود آشنا نیست . در ذهن خود تصاویری جزیی از امور دارد و نمی تواند بصورت کلی به امور مربوط به خود و سازمان بنگرد . او زمانی می تواند کلی بنگرد که بتواند میان امور ارتباط منطقی برقرار نماید اما چون به وظایف خود آشنا نیست و به کارهای دیگری می پردازد رشته پیوند میان امور که ایجاد تصور کلی می نماید از هم گسسته شده و او امور را فقط در جزئیات می بیند و چون تصور کلی ندارد هرگز نمی تواند در تصمیم گیری ها به پیش بینی چند مرحله آینده امور بپردازد بنابراین حوزه تفکر اداری او بسیار محدود خواهد شد . پس چنین شخصی نمی تواند گوشه ها و زوایای موضوع را ببیند وگذشته و حال امور را به آینده آنها پیوند دهد و این ناتوانی در ایجاد پیوند میان حالات و زمانهای یک امر اداری قدرت برنامه ریزی و پیش بینی منطقی را از او سلب می کند.
شخصی که با وظایف خود آشنا نیست نمی تواند از ابتکارات خود استفاده کند یا اصلاً مجال بروز ابتکار برای او فراهم نیست زیرا سلسله پیوسته و منظم یک امر مربوطه به او مدام بوسیله امور غیر مرتبط و خارج از وظیفه گسسته می شود و این گسستگی مانع ایجاد نظم و ثبات و قاعده در نزد شخص می گردد ذهن او نیز به تبع این گسستگی پاره پاره گشته و در طول یکروز هر آن به موضوعی مجزا و مستقلی می پردازد ابتکار و خلاقیت ریشه در نظم و پیوستگی دارد. نظمی که روی به آینده ای در دست ساخت دارد. با گماردن فرد به انجام امور متعدد و بی ارتباط آنهم بی اطلاع از شرح وظایفش هر گونه حس مسئولیت نسبت به یک موضوع کاری را از بین می برد هر گاه فرد موضوعی را مانند نطفه ای از ابتدا باور کند و سپس او را به دنیا آورد و او را پرورش دهد می تواند برنامه های بسیاری را نیز برای آن در سر بپرواند اما اگر به موضوع هایی بپردازد که وجود و ادامه حیاتشان به او مربوط نیست و بعداً تیز به او مربوط نخواهد بود نمی تواند دایه مهربانی باشد اگر چه ممکن است تمام دستورات مدیران خود را نیز در این رابطه به انجام رساند.
شخصی که به وظایف خود آشنا نیست همیشه در خطر نفوذ دیگران است . از بیم آنکه مبادا دستورات صادره را دقیق انجام ندهد گوش به عناصر دیگری دارد که او را تحت تاثیر قرار می دهند اینان همان عناصری هستند که به دنبال تفسیر دستورات صادره از مدیریت کمین کرده اند و در این میان اغلب از انجام امور محوله خود شانه خالی نموده و آنها را به عهده کسی می گذارند که به درد عدم آشنایی با وظیفه است. بنابراین سود جویانی نیز یافت می شود که در این میان بدنبال منافع خود اقداماتی انجام می دهند.
شخصی که به وظایف خود آشنا نیست بعلت همین عدم آشنایی به دام تحجر گرفتار می آید و این تحجر موجب انسداد و عدم جریان امور خواهد شد. بعلت آنکه او شخصی بیمناک و بدون ابتکار و هراسان است هرگز نمی تواند پا از دایره ساختگی خودش بیرون نهد بنابراین در برخورد با دستورات مافوق چاره ای ندارد جز آنکه کورکورانه اطلاعت نماید. اطاعت کورکورانه نیز نتیجه ای جز رها شدن زمام امور از دست اطاعت کننده نخواهند داشت او چون به وظیفه خود آشنا نیست منتظر صدور دستورات است تا بدون چون و چرا اجرا نماید بنابراین او بار مدیریت را سنگین تر خواهد نمود و وجود اومزاحم دیگر حلقه های بهم پیوسته سیستم خواهد شد.
فردی که به وظایف خود آشنا نیست تصور می نماید که سیستم انتظارات و نیازهای او بر آورده نمی کند انتظاراتی هم که او دارد بعلت بهم خوردن رابطه منطقی او با سیستم مشروع ومنطقی نمی باشد و این موجب فاصله گرفتن او از سیستم می شود بنابراین انگیزه های او ذایل گردیده باعث تفکیک هر چه بیشتر شخصیت اداری او از سیستم اداری می شود.
کسی که به وظایف خود آشنا نمی باشد هرگز با سیستم اداری که در آن فعالیت می نماید در تعامل مثبت قرار نخواهند گرفت بجای آن که جذب سیستم گرد از آن دفع می شود و او به ناچار خود را در کشاکشی طولانی با سیستم می بیند دستاوردهای سیستم برای او بیگانه و ناشناخته هستند زیرا حاصل فعالیت او نمی باشند و دیگران که فعالیتی بمراتب کمتر داشته اند سهم بیشتری از دستاوردهای سیستم ببرند که آثار سوء این نیز بر کسی پوشیده نیست . بعلت آنکه اقدامات او (که البته جزو وظایف او نیست )دارای هیچ بازخوردی که حاصل فعالیت باشد نیست به مرور روند بیگانگی او از سیستم آغاز شده که چنانچه زمینه های دیگری نیز وجود داشته باشند سر انجام این روند به تقابل فرد و سیستم منتهی میشود.
